個人情報保護方針

株式会社三和システムサービス（以下、当社）は、地方自治体や企業向け情報システム開発、関連機器・ソフトウェアの販売、及び付帯サービスの提供に携わる事業者として、個人情報の重要性を認識し保護することが、事業活動の基本であり社会的責務と考えております。当社は、地域より信頼される企業として、次の事項を含む個人情報保護方針を定め、個人情報の適切な保護と管理を着実に実施し、地域からの信頼を確実とします。

個人情報の取得、利用及び提供に関する方針

個人情報の取得、利用にあたっては、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）はいたしません。また、そのための適切な管理措置を講じます。取得した個人情報は、ご本人の同意を 得ている場合、法令にもとづく場合等を除き、第三者に提供することはいたしません。

個人情報に関する法令、国が定める指針その他の規範の遵守に関する方針

すべての事業で取扱う個人情報及び社員等の個人情報の取扱いに関し、個人情報に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。さらに、「個人情報保護マネジメントシステム－要求事項」（JIS Q 15001）に準拠したPMS（個人情報保護マネジメントシステム）を確立し、実施、維持し、改善をしていきます。

個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関する方針

取扱う個人情報のリスクに応じて、組織的・人的・物理的・技術的な安全対策措置を講じ、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に努めます。

苦情及び相談への対応に関する方針

個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合には、その内容について迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。

個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に関する方針

個人情報の適切な保護を維持するために、PMS(個人情報保護マネジメントシステム)を定期的に見直し、個人情報保護への取り組みを継続的に改善していきます。

制定日：2005年6月28日
改定日：2022年9月30日
株式会社三和システムサービス 　 代表取締役社長　西村　清一
個人情報保護管理責任者　長尾　信一
問い合せ先：個人情報問い合せ担当窓口

お客様はご自身の個人情報を開示することなく当社のウェブサイトを訪れることができ、ページを参照しただけではお客様の個人情報が収集されることはありません。
たとえば、当社では、ウェブサイトのどのページに人気があるのかといった統計的な傾向を分析することがありますが、その分析のための情報に個人情報が含まれることはありません。

当社は、各種のお問合せにおいて、お客様の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報を提供していただくことがあります。
その場合、上記の「個人情報保護方針」に従い、お客様との同意の範囲内で利用するとともに、セキュリティが確保された安全な環境で取り扱います。

お客様が個人情報を提供されなかったとしてもほとんどのウェブサイトを訪れることができますが、提供されなかった場合は、特定のオプションやオファー、サービスなどを受けられない可能性もありますのでご了承ください。

当社サイトでは、Cookie、Webビーコン、接続元IPアドレスを用いて、お客様のアクセス情報を以下の目的で利用します。

• Webサーバーで発生した問題の原因を追跡するため。
• Webサイトのアクセス状況を分析し、サイトの改善やマーケティング活動のための統計資料として利用するため。
• 閲覧履歴を分析し、お客様にカスタマイズした情報を提供するため。
• 当社が別途取得している個人情報と関連付けて、当社製品・サービスの販売促進活動を行うため。

お客様が当社サイトにアクセスしたり、当社サイトを利用したりする場合、私たちがお客様の情報を収集する方法は3つあります。

1. お客様のウェブ・ブラウザーによって情報を私たちに送信していただく情報
   当社は、お客様のウェブ・ブラウザーによって自動的に私たちに送信される情報を収集します。この情報は、一般的に、お客様のインターネット・サービス・プロバイダーのIPアドレス、お客様のオペレーティング・システムの名前（Macintosh ^®もしくはWindows^®等）およびお客様のブラウザー名およびバージョン（Internet Explorer^®もしくはNetscape^®等）情報を含みます。私たちが受け取る情報は、お客様のウェブ・ブラウザーの設定によります。
   お客様のブラウザーがどのような情報を送っているのか、また、お客様の設定の変更方法をお知りになりたい場合は、お客様のブラウザーをご確認ください。お客様のブラウザーによってご提供いただく情報は、お客様個人を特定するものではありません。私たちは、当該情報を、私たちのサイトを改善するための統計資料を作成するために使用し、また、それらを私たちのインターネットを訪問される方が利用されるテクノロジーとより互換性をもたせるために利用します。
2.  お客様のコンピューター上の”クッキー”によって収集される情報
   当社は、お客様のコンピューターのハード・ドライブ上に”タグ”をインストールすることによってお客様に関する情報を取得することができます。このタグは、”クッキー”として知られています。
   いくつかの当社サイトは、”セッション・クッキー”を利用します。セッション・クッキーは、お客様が私たちのサイトにアクセスされた際に、コンピューター処理における独自の認証としてお客様のコンピューターを識別するために使用されます。
   セッション・クッキーは、お客様個人を特定するものではなく、お客様がお客様のブラウザーを閉じた時に消滅します。私たちは、セッション・クッキーを、
   1) 訪問者がどのように私たちのサイトを利用するのか。
   2) どのページを訪れ、どのリンクを利用し及びどのくらい長い間それぞれのページにとどまったのか
   などについて統計的な情報を収集するために利用します。私たちは、この情報（”クリックストリーム・データ”といいます）を、訪問者の興味をよりよく理解するため、および私たちのサイトの機能を改良する必要性をよりよく理解するために統計的な形で分析します。いくつかの当社サイトでは、”パーシステント・クッキー”も利用しています。これらのクッキーは、お客様がお客様のブラウザーを閉じても消滅しません。これらは、お客様がそれらを消去するまでお客様のコンピューター内にとどまることになります。お客様のコンピューターに独自の認証を割り当てることによって、私たちは、お客様の以前の選択および嗜好に関するデータベースを作成することができ、そして再度、収集された選択もしくは嗜好が選ばれる必要がある場合には、それらは私たちによって自動的に提供され、お客様の作業時間と労力を少なくすることができます。例えば、お客様が買い物をされ、その後別の機会に他の買い物をすることを決められた場合、お客様のお届け先はすでに記入された状態となっており、お客様は当該お届け先を確認するだけで済みます。お客様がクッキーの受け入れを希望されない場合は、クッキーを拒否したり、お客様のコンピューターにクッキーが設置されるときに警告を発したりするよう、お客様のブラウザーを設定することができます。当社サイトをご覧いただくときにクッキーを認める必要はありませんが、お客様のブラウザーが私たちのクッキーを拒否した場合、サイトの機能のすべてをご利用できなくなるおそれがあります。

株式会社三和システムサービス（以下、当社）は、個人情報保護方針に基づき、お客様の個人情報の適正な取り扱いの実施と保護に努めます。また、個人情報の保護に関する法律で定められた事項について以下のとおり公表いたします。

個人情報の利用目的について

1. 当社は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号、以下「法」という）に基づき、お客様から個人情報をご提供いただく場合、あらかじめ個人情報の利用目的を明示し、その利用目的の範囲内で利用します。当社の保有する個人情報の利用目的については、個人情報の利用目的をご覧ください。
2. あらかじめ明示した利用目的の範囲を超えて、お客様の個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人様にその旨をご連絡し、ご本人様の同意をいただいた上で利用します。

個人情報の提供について

1. 当社は、次の場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供はいたしません。
   • ご本人様の同意がある場合
   • 法令に基づく場合
   • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
   • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
   • 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
   • 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱を委託する場合

個人情報の外部委託先への開示について

1. 当社では業務を円滑に遂行するため、業務の一部を委託先に委託し、当該委託先 に対して必要な範囲でお客様の個人情報を委託する場合がありますが、この場合は、当社が定めた基準を満たす者を委託先として選定するとともに、個人情報の取扱に関する契約の締結や適切な監督を行います。

開示等の請求手続きについて

1. 当社では、法に基づき、以下の各号に定める手続きに従い開示対象個人情報のご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」という）に対応いたします。開示対象個人情報のご本人様又はその代理人様からの個人情報の開示に関わるお問い合わせは、下記の個人情報問い合わせ窓口担当まで、ご連絡ください。おって、開示に関わる手続きについて、ご連絡を差し上げます。なお、利用目的の通知の請求、開示の請求につきましては有料とさせていただきます。お客様ご自身の個人情報についてのお問い合わせは、下記の個人情報問い合わせ担当窓口まで、お申し付けください。当社における個人情報保護への取り組みにおいて、重要な変更やお知らせ事項がある場合には、当ページにてお知らせします。

株式会社三和システムサービス 個人情報問い合わせ担当窓口

TEL：0157-26-3811　FAX：0157-26-3813　E-Mail:三和システムサービス総務部
受付時間 ： 毎週月曜日～金曜日（祝祭日を除く）9:00～12:00、13:00～17:00

認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申出先

※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
【認定個人情報保護団体の名称】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情解決の申出先】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
住所：〒106-0032　東京都港区六本木1丁目9番9号　六本木ファーストビル内
電話番号：03-5860-7565　/　0120-700-779

個人情報の利用目的

株式会社三和システムサービス（以下、当社）は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号、以下「法」という）に基づき、個人情報を下記業務ならびに利用目的の達成に必要な範囲で利用いたします。

1. 当社自体が個人情報を取得する業務および、その利用目的
   お問い合わせに関する回答及び資料発送のため
   商品開発及び販売促進活動に関する業務のため
   商品やサービスに関する情報提供として資料を発送するため
   イベント開催に関する参加者募集・管理に関する業務のため
   お客様との商談、打合せ等のため
2. 他の事業者等から受託する個人情報の利用目的
   個人情報を含む情報処理業務のため
   その他個人情報の加工等に関る業務のため
3. 取引先各社、他社の役員・社員等に関する業務の利用目的
   業務上必要な諸連絡・商談等のため
   取引先情報管理及び支払・収入処理のため
4. 採用応募者および当社の役員・従業員又はその家族の方の個人情報の利用目的
   採用応募者への採用情報等の提供・連絡のため
   当社での採用業務管理のため
   人員の適正配置その他の人事管理、給与支払その他の労務管理のため
   福利厚生、安全衛生管理のため
   教育・研修のため
   法令その他の規範に基づく届出・報告のため
   前各号を遂行する上で必要な範囲における第三者への提供のため

以上

書面による開示等の請求手続きについて

株式会社三和システムサービス（以下、当社）が個人情報保護法に基づき、個人情報のご本人様又はその代理人様から、当社が保有する個人情報に関して(１)開示のご請求、(２)利用目的の通知のご請求、(３)訂正のご請求、(４)追加のご請求、(５)消去のご請求、(６)利用停止又は第三者提供の停止のご請求等（以下(１)から(６)を総称して「開示等のご請求」といいます。）に書面にてご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

（1）開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、所定の請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。

なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

〒090-0021 北海道北見市北1条東5丁目1番地　Ｋ’ｓビル１Ｆ
株式会社三和システムサービス 個人情報お問合せ担当窓口

（2）開示等の請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、次の申請書（イ）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上、ご本人様の確認のための書類（ロ）を同封し上記(１)宛にご郵送ください。
（イ）当社所定の申請書

1. 個人情報の開示又は利用目的の通知をご請求される場合（有料）：個人情報開示等請求書
2. 個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止をご請求される 場合（無料）：個人情報訂正等請求書

＊個人情報の開示及び利用目的の通知のときのみ手数料をいただきます。
＊個人情報の訂正、追加、消去、利用停止又は第三者提供の停止のときは手数料は不要です。

（ロ）ご本人様の確認のための書類（以下1～6のうちのいずれか1通、1～5はコピーしたもの）
（本籍地の項目がある場合は塗りつぶしてください）

1. 運転免許証
2. 健康保険の被保険者証
3. 旅券（パスポート）
4. 年金手帳
5. 写真付住民基本台帳カード
6. 外国人登録証明書の写し

＊当社にて所定の書面の提出および手数料の受領を確認でき次第、受理確認通知書をお送りいたします。

（3）代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、前項(２)（イ）及び（ロ）の書類に加えて、下記の書類をご同封ください。

（ハ）代理人様に関する事項
（二）代理人様本人であることを確認するための書類（以下1～6のうちのいずれか1通、1～5はコピーしたもの）
（本籍地の項目がある場合は塗りつぶしてください）

1. 運転免許証
2. 健康保険の被保険者証
3. 旅券（パスポート）
4. 年金手帳
5. 写真付住民基本台帳カード
6. 外国人登録証明書の写し

（ホ） 委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本もしくは抄本、または住民票をご提出いただくことも可能です。）

（4）開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料

個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、手数料をいただきます。

手数料：１請求ごとに、800円（税込）
800円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡いたしますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示、利用目的の通知のご請求がなかったものとして対応させていただきます。

（5）開示等のご請求に対する回答方法

請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。

（6）開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

開示等のご請求にともない取得した個人情報は、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

＊ 個人情報の不開示事由について

次に定める場合は、お客様よりご請求いただいた個人情報につき開示等に対応することはできません。不開示等を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。なお、不開示及び利用目的の非通知の場合についても所定の手数料をいただきます。

• 請求書に記載されている住所、ご本人様の確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しないときなど、ご本人様が確認できない場合
• 代理人様によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
• 所定の提出書類に不備があった場合
• 請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
• 開示のご請求の対象が法第2条第5項にいう保有個人データに該当しない場合
• ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
• 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
• 他の法令に違反することとなる場合

（7）改訂について

この開示等のご請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、内容を一部、改訂することがあります。開示等をご請求される際には、その都度この手続きをご確認願います。

以上